電話対応で使えるビジネス英語フレーズ【基礎を覚えよう】

ビジネス英語

自分の仕事で英語を使うことがなくても、海外の取引先から電話がかかってきて担当者に取り次がないといけない!ということもお勤め先によってはありますよね。

実際に私の友人も派遣先でそういった環境にあったため、海外から電話がかかってくる度にドキドキしていたそうです。

しかし電話の対応は、ある程度フレーズを覚えてしまえば意外と簡単です。そこで今回は電話対応に使える英語フレーズをご紹介してみたいと思います。ぜひ実践で試してみてください!

最初のひとことは?

まずなにはともあれ、電話を取ってなにか話さないことには会話が始まりませんが、普段英語を使い慣れていないと、いきなりのことに驚いて頭が真っ白ということもあります。

そんなことにならないよう、しっかりはじめの一言を頭に入れておきましょう!

①Hello, ○○(会社の名前). How can I help you? / How may I help you?
②This is ○○(会社の名前). △△(自分の名前)speaking.

①は電話においては、ほぼ定型文のようになっている言い回しです。まずはこれを覚えておけば問題ないでしょう。そしてもし自分の名前を名乗らないといけない場合には

②で対応します。②+How can I help you? / How may I help you?まで言えると、とても丁寧な印象になりますよ。

相手の名前や会社を確認したい時の英語フレーズ

かかってきた電話に対応する時にはどんな場合でも、相手の名前や会社名を確認する必要がありますよね。だいたいの場合は向こうから名乗ってもらえるはずですが、個人名しか名乗られずどこの誰なのか分からない場合も。しかし相手の情報を聞くというのは、聞き方によっては非常に失礼になってしまうこともあるので、しっかりフレーズを覚えておきましょう。

①Can I have your name?
②Who’s calling, please?
③Excuse me. What company are you with?

私もアメリカで事務の仕事を少ししていたときに、電話の取次ぎをしていたのですが、田舎の小さな会社だったこともあり名乗らない相手が多く非常に苦労しました。

とにかく①のフレーズを多用したことを覚えています。

慣れてくると名前だけでどの会社の人か分かるようになってくるので、それまでは②や③のフレーズを使って、会社名も確認するようにしましょう!

相手の言葉が聞き取れなかった時の英語フレーズ

相手に名乗ってもらったとしても、ネイティブの方は意外と早口だったり、または英語圏以外の方で、聞き慣れないようなお名前の方もいますよね。

そんなときも焦らずに対応できるよう、聞き返す際のフレーズを覚えておくと非常に便利です!

①May I have your name again?
②Could you say that again?
③I’m sorry, I didn’t catch your name.

どれも電話対応に慣れないうちは非常に便利なフレーズです。

ですが、2度3度聞き直すのも気が引けますよね・・・そんな何度も聞き返して申し訳ないなと思ったときに最終的に③のフレーズを使うといいかもしれませんね。

相手がゆっくり話してくれたりするので、ごまかすよりは正直に伝えた方がいいですよ。

もしくは単純に、I’m sorry?と語尾を上げて聞き返すように言うだけでも、相手は聞き取れなかったと解釈してくれるので言い直してくれます。

この言い方は電話だけでなく、対面の会話でも使えますよ!

担当者に転送するときの英語フレーズ

無事に相手の名前や会社名まで聞き取れたら、担当者に転送して終わり!慣れないうちは、名前を聞いてメモをとるのに必死になってしまうこともありますが、最後まで気を抜かずに対応しましょう。

①Which section would you like?
②I’ll transfer your call to the ○○ department.
③I’ll get someone for you right away.

とくに担当者の指名がなかったり、初めての電話などで相手が担当者を把握していない場合にはまず部署から確認するために①のフレーズで尋ねてみましょう。

相手から部署の指定があれば②のフレーズとともに転送しましょう。

そして相手もどの部署が担当なのかよく分かっていないようなときには、③の言い回しで誰か分かりそうな人に繋ぎますね、という感じで転送できます。

ちなみに営業はthe sales department、 人事部は the perssonel department、広報や広告関係の部署については the advertising departmentと言います。

技術系などで特殊な部署があるような会社であれば、英語での言い方を覚えておくといいですね!

保留にしたり、電話を切る時の英語フレーズ

転送先に迷ったり、相手が正しい部署に自分でかけ直すと言ってくれる場合もありますよね。そんな場合は保留にして待ってもらったり、電話を切ることになりますが、その場合も一言添えるのがマナーです。

①Please hold on.  もしくはJust a minute, please.
②Thank you for waiting.
③I’m sorry, but it might take a little longer.
④Thank you for calling.

①と②はセットで使うことが多いですね。

保留にする時に①、保留を解除した時に②という風になります。また確認が長引いてしまいそうな場合には、一度保留を解除して③のフレーズを伝えると親切でしょう。

少し時間がかかってしまいそうなのですが・・・というニュアンスになります。もしかするとそれならば相手が自分で確認し、かけなおすと言われるかもしれません。

そして④は電話の切り際に添えましょう。

まとめ

いかがでしたか?

今回は電話を受けて取り次ぐまでの一連の流れをご紹介しました。最初は緊張すると思いますが、慣れてこればとってもスムーズに対応できるようになりますよ。

どうしても緊張してしまうという場合には、こういったフレーズをメモに書いて電話の近くに貼っておいたりすると慌てて言葉も出ない!という時でも安心ですよ。

そして少し慣れてきたかな?と思ったら、メモは剥がして自分のフレーズとして定着させるといいですね。これで積極的に電話にも出れるようになりますよ!

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